Rozsyłacz dokumentów

Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania przez program Rozsyłacz dokumentów informacji na Twój temat, w tym danych osobowych.

Postanowienia ogólne

1. Niniejsza polityka prywatności programu komputerowego Rozsyłacz dokumentów ma charakter informacyjny, co oznacza że nie jest ona źródłem obowiązków dla Usługobiorców lub Klientów oprogramowania. Polityka prywatności zawiera przede wszystkim zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych przez program Rozsyłacz dokumentów, w tym podstawy, cele i okres przetwarzania danych osobowych oraz prawa osób, których dane dotyczą.

2. Dane osobowe przetwarzane są przez oprogramowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwane dalej „RODO” lub „Rozporządzenie RODO”. Oficjalny tekst Rozporządzenia RODO: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

3. Korzystanie z oprogramowania Rozsyłacz dokumentów, w tym realizacji procesu wysyłki dokumentów do klientów końcowych jest dobrowolne.

4. Oprogramowanie Rozsyłacz dokumentów działa lokalnie na urządzeniu komputerowym użytkownika końcowego poprzez zainstalowanie go na stanowisku i jego uprzedniej konfiguracji. Program do swojego działania wymaga oprogramowania InsERT Subiekt GT lub Navireo.

Usługi zewnętrzne wykorzystywane przez program

Program w zakresie realizacji procesu wysyłki poczty e-mail w swoim działaniu wykorzystuje:

1. Mechanizmy uwierzytelnienia:

   • SMTP

   • Mechanizm Google oAuth2

2. Oprogramowanie InsERT Subiekt GT lub Navireo

3. Bibliotekę programistyczną Sfera dla Subiekt GT w celu generowania dokumentów PDF

4. Konto użytkownika w oprogramowaniu InsERT GT lub Navireo

Oprogramowanie wymagane do działania

Program Rozsyłacz dokumentów wymaga do działania posiadania jednego z produktów:

1. InsERT Subiekt GT z aktywną licencją Sfera dla Subiekt GT

2. InsERT Navireo

Zakres przetwarzanych informacji przez program

Program przed realizacją procesów związanych z dostarczeniem dokumentu do klienta końcowego przetwarza dane lokalnie na komputerze użytkownika.

W trakcie swojego działania program generuje dokumenty PDF na komputerze użytkownika programu w celu ich późniejszego przetworzenia na podstawie zdefiniowanego zadania, w celu:

1. umieszczenia plików na serwerze FTP wskazanym przez użytkownika programu

2. umieszczenia plików w katalogu lub na udziale sieciowym wskazanym przez użytkownika programu

3. wysłaniu wiadomości z plikiem w postaci załącznika na określone w zadaniu adresy E-mail odbiorców

Dystrybucja plików z wykorzystaniem serwera FTP

Aby dystrybuować dokumenty do użytkowników końcowych z wykorzystaniem serwera FTP, należy w programie wprowadzić parametry połączenia z tymże serwerem, w tym: adres serwera, nazwę użytkownika, hasło oraz ścieżkę do katalogu zdalnego, w którym umieszczone zostaną dokumenty.

Program w swojej pracy na podstawie danych zgromadzonych w systemie ERP wygeneruje pliki i umieści je na wskazanym serwerze.

Dystrybucja plików z wykorzystaniem folderu / udziału sieciowego

Aby dystrybuować dokumenty z wykorzystaniem folderu lub udziału sieciowego, należy w programie wprowadzić ścieżkę do folderu na dysku twardym / udziale sieciowym, w którym umieszczone zostaną dokumenty.

Program w swojej pracy na podstawie danych zgromadzonych w systemie ERP wygeneruje pliki i umieści je we wskazanej lokalizacji.

Dystrybucja plików z wykorzystaniem poczty E-mail z wykorzystaniem protokołu SMTP

Aby dystrybuować dokumenty z wykorzystaniem poczty E-mail, należy w programioe wprowadzić parametry serwera SMTP, w tym: adres serwera, nazwę użytkownika, hasło, port usługi SMTP, nazwę nadawcy oraz adres E-mail nadawcy.

Program w swojej pracy na podstawie danych zgromadzonych w systemie ERP wygeneruje pliki w lokalizacji tymczasowej na komputerze użytkownika, następnie na podstawie szablonu wiadomości E-mail przygotuje wiadomość i wyśle ją na adres E-mail zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi w programie.

Dystrybucja plików z wykorzystaniem poczty E-mail z wykorzystaniem konta Google poprzez uwierzytelnienie Goggle oAuth 2.0

Aby dystrybuować dokumenty z wykorzystaniem poczty E-mail w Google, należy w programie wprowadzić parametry wymagane do połączenia z Google, w tym: nazwę nadawcy oraz adres E-mail nadawcy, a następnie powiązanie aplikacji z kontem Google z wykorzystaniem przycisku „Połącz z Google."

W procesie łączenia aplikacji z kontem Google użytkownik loguje się na swoje konto i udziela uprawnień aplikacji Rozsyłacz dokumentów do działania w imieniu konta Google w zakresie dostępu do poczty E-mail.

Aplikacja wymaga połączenia do konta Google tylko do realizacji procesu wysyłki poczty E-mail do klientów końcowych.

W celu komunikacji z serwerami Google program wykorzystuje następujące zakresy uprawnień:

1. Zakresy niewrażliwe:
   Informacje o użytkowniku: ./auth/userinfo.email
   Wyświetlanie podstawowego adresu e-mail konta Google użytkownika aplikacji.

2. Zakresy z ograniczeniami:
   Interfejs API Gmail: ./auth/gmail.send
   Wysyłanie e-maili w Twoim imieniu.

Dostęp do informacji w Google

Aplikacja Rozsyłacz dokumentów w ramach swojego działania uzyskuje dostęp do konta Google z wykorzystaniem tokenów dostępowych odczytując następujące informacje:

• Adres E-mail konta Google

• Imię i nazwisko użytkownika konta Google

W ramach świadczenia wysyłki poczty E-mail aplikacja wykorzystuje token dostępowy oAuth2 w celu uwierzytelnienia do skrzynki E-mail. Realizacja wysyłki wiadomości E-mail odbywa się z wykorzystaniem Google SDK dla Gmail.

Przechowywanie i usuwanie danych Google

Aplikacja Rozsyłacz dokumentów przechowuje informacje logowania, takie jak: nazwa nadawcy, adres e-mail nadawcy oraz token odświeżenia w bazie danych klienta w sposób zaszyfrowany. Użytkownik programu ma prawo do zarządzania tymi danymi z wykorzystaniem programu Rozsyłacz dokumentów, w tym ma prawo je modyfikować i usuwać w dowolnej chwili.

Wykorzystanie danych Google

Aplikacja Rozsyłacz dokumentów wykorzystuje dane z Google, takie jak: nazwa nadawcy, adres e-mail w celu sprawdzenia poprawności ustawień nadawcy i adresu e-mail wprowadzonych w programie. Pozyskany w procesie uwierzytelnienia aplikacji token dostępowy wykorzystywany jest w celu nawiązywania połączenia z kontem GMail w celu wysyłania wiadomości E-mail.

Udostępnianie danych Google

Aplikacja Rozsyłacz dokumentów nie udostępnia danych Google podmiotom trzecim, za wyjątkiem adresu E-mail nadawcy oraz nazwy nadawcy użytkownika Google przekazywanych w nagłówkach wiadomości. Dane przechowywane przez aplikację dostępne są tylko i wyłącznie dla użytkownika tejże aplikacji.

Ochrona danych wrażliwych

Dane uwierzytelniające do konta Google zapisywane są w bazie danych użytkownika i są w pełni zaszyfrowane (dane binarne) i nie nadają się do odczytu mechanizmami zewnętrznymi i nie są podatne na odczyt przez aplikacje trzecie.